SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD. CIRCULAR EXTERNA N° 011 DE 1995

SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

CIRCULAR EXTERNA N° 011 DE 1995

(4 Diciembre)

PARA:              REPRESENTANTES LEGALES, REVISORES FISCALES Y CONTADORES DE ENTIDADES PROMOTORAS  DE SALUD Y DEMAS ENTIDADES OBLIGADAS A EFECTUAR COMPENSACION DE COTIZACIONES EN SALUD.

DE:                  SUPERINTENDENTE NACIONAL DE SALUD.

ASUNTO:          INSTRUCTIVO PARA EFECTUAR LA COMPENSACIÓN Y LAS TRANSFERENCIAS A LAS DIFERENTES SUBCUENTAS DEL FONDO DE SOLIDARIDAD Y GARANTÍA.

Este Despacho en ejercicio de las facultades conferidas en el numeral 6 del Artículo 7 del Decreto 1259 de 1994, por medio de la presente circular, se permite instruir a las Entidades Promotoras de Salud, sobre el manejo de los recursos que ellas administran, como delegatarias del Fondo de Solidaridad y Garantía, así como a las demás entidades obligadas a efectuar compensación de cotizaciones en salud, a quienes en adelante se identificarán indistintamente como EPS.

1.         CONCEPTOS

A continuación se precisan algunas conceptos de importancia en relación con el mecanismo de compensación:

1.1.      COTIZACION

La cotización tiene como objetivo servir de fuente de financiación del Sistema General de Seguridad Social en Salud y corresponde a la suma del descuento que se hace al trabajador y del aporte que corresponde al empleador, calculado sobre el ingreso base de liquidación. Debe pagarse por el empleador a la  EPS en el mes siguiente del período en el cual se causa; la base de liquidación es el salario pagado según se define en el Artículo 18 de la Ley 100 de 1993, aplicable al Sistema General de Seguridad Social en Salud por remisión del parágrafo 1 del Articulo 204 de la misma ley.

En el caso de los trabajadores independientes, la totalidad de la cotización mensual está a su cargo. La base de cotización para los trabajadores independientes será determinada sobre los ingresos presuntos que calcule la EPS, de acuerdo con las disposiciones que regulan la materia (Artículo 204 Ley 100 de 1993 - Artículo 4 Decreto 1070 de 1995). Para los pensionados, la base de cotización es la mesada pensional. El descuento correspondiente y el pago a la EPS, lo debe hacer la entidad pagadora de la pensión.

En el caso de traslados entre EPS, las cotizaciones se deben pagar a la nueva Entidad a partir de cuando dicho traslado sea efectivo (Circular Externa 04 de 1995), por períodos mensuales completos.

1.2.      INGRESOS BASE DE COTIZACION

La información suministrada como base de la cotización, será la sumatoria de todos los ingresos  efectivamente devengados durante el mes inmediatamente anterior reportados por los patronos en la liquidación de aportes, los cuales constituyen la base para el cálculo global de la integridad y corrección de las cifras que se incluyen en la Declaración de Giro y Compensación, y corresponde a lo registrado en los libros de contabilidad de los empleadores, pagadores de pensiones.  Para los trabajadores independientes, corresponde al ingreso determinado por la Entidad Promotora de Salud de acuerdo con el sistema de presunción establecido por esta Superintendencia (Artículo 4º Decreto 1070 de 1995).

1.3.      INCAPACIDAD POR ENFERMEDAD GENERAL

Es el reconocimiento de la prestación de tipo económico y pago de la misma que hacen las EPS a sus afiliados cotizantes no pensionados, por todo el tiempo en que estén inhabilitados física o mentalmente para desempeñar en forma temporal su profesión u oficio habitual. En ningún caso se le pagará a un afiliado al sistema simultáneamente incapacidad por enfermedad general, incapacidad por enfermedad profesional y pensión de invalidez absoluta o por gran invalidez.

El valor a pagar es dos terceras partes (2/3) del salario que devengue el trabajador durante los primeros noventa (90) días de incapacidad, y la mitad (1/2) durante los siguientes noventa (90) días. (Artículo 18 Decreto 3135 de 1968 - Artículo 9 Decreto  1848 de 1969 y Articulo 227 del Código Sustantivo del Trabajo). En el caso de salario variable, aplicable a trabajadores que no devenguen salario fijo, se tendrá como base el promedio de los doce (12) meses anteriores a la fecha de inicio de la incapacidad, o todo el tiempo si éste fuere menor. (Articulo 288 del Código Sustantivo del Trabajo)

El pago lo hará directamente el empleador al afiliado cotizante dependiente, con la misma periodicidad de su nómina, los valores así reconocidos se descontarán a más tardar en las dos siguientes liquidaciones del pago de cotizaciones a la EPS donde esté afiliado el cotizante. Cuando se presenten traslados de EPS, los descuentos deberán ser realizados a la nueva entidad en su primer pago quien repetirá en la parte correspondiente ante la anterior.

Para los trabajadores independientes, el valor de las incapacidades de cada mes deberá descontarse en el siguiente pago de cotización.

Sí resultare saldo a favor del empleador o trabajador independiente, la EPS pagará dicho valor dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la presentación de la liquidación.

1.4.      LICENCIA DE  MATERNIDAD

Es el reconocimiento de tipo económico que hace el Sistema General de Seguridad Social en Salud,  a la progenitora del recién nacido, a la madre adoptante del menor de siete (7) años o al padre adoptante cuando éste carezca de cónyuge o compañera permanente, siempre que sean cotizantes no pensionados. 

El tiempo de la licencia es de doce (12) semanas. Sin embargo, en ejercicio del derecho que establece el Parágrafo del Artículo 34 de la Ley 50 de 1990, las madres biológicas podrán ceder una semana de licencia a su cónyuge o compañero permanente.

El valor a pagar mensualmente, equivale al ciento por ciento (100%) del salario que devengue al momento de entrar a disfrutar del descanso o de la licencia, por los días de licencia; en el caso de salarios variables, se procederá de igual forma que para las incapacidades por enfermedad general.  El pago lo hará directamente el patrono a los afiliados cotizantes que disfrutan de la licencia, con la misma periodicidad de su nómina y por la parte causada; los valores así reconocidos se descontarán  a más tardar en las dos siguientes liquidaciones del pago de cotizaciones a la EPS donde este afiliado el cotizante, a su vez estas entidades lo cobrarán a la Subcuenta de Compensación del Fondo de Solidaridad y Garantía en la compensación mensual, tal como se describe en la presente circular. Cuando se presenten traslados de EPS, los descuentos deberán ser realizados a la nueva entidad en su primer pago quien repetirá en la parte correspondiente ante la anterior.

Para los trabajadores independientes, el valor de las licencias de cada mes deberá descontarse en el siguiente pago de cotización.

Sí resultare saldo a favor del empleador trabajador independiente la EPS pagará dicho valor dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la presentación de la liquidación.

Las EPS deberán establecer un control de las licencias expedidas, con base en los reportes médicos, que para tal efecto requiere, identificando separadamente cuales de ellas han sido adecuadamente pagadas y cuales no. Los documentos soporte para la expedición de la licencia, como son: certificado Médico en el que consten: afirmación sobre el estado de embarazo, fecha probable o cierta del parto, fecha entre las cuales se hace uso de la licencia, o documentos de la adopción, serán conservados por la EPS.

1.5.      COMPENSACION

Compensación es el procedimiento mediante el cual se descuenta de las cotizaciones recaudadas por cada EPS, los recursos que el sistema le reconoce, mediante el giro o cobro de la diferencia. (Artículos 10 y 11 del Decreto 1896 de 1994)

De acuerdo con el Parágrafo del Artículo segundo del Decreto 2280 de 1994, se efectuará compensación con aquellas cotizaciones efectivamente recaudadas, es decir, sobre aquellas cotizaciones cuya disponibilidad no está sujeta a confirmación de terceros.

1.6.      PERIODO DE LA COMPENSACION

El período de la compensación es mensual y por lo tanto las cifras que se manejen en las declaraciones de giro y compensación, serán siempre referidas o correspondientes a un mismo mes calendario. De acuerdo con lo anterior, una declaración de giro y compensación no incluirá por ningún motivo cifras de períodos mensuales diferentes, razón por la cual existen varias clases de declaración según se indica en el numeral 3 de esta circular.

1.7.      UNIDAD DE PAGO POR CAPITACION -UPC-

Es la suma que reconoce el Sistema General de Seguridad Social en Salud a las EPS para garantizar la prestación del Plan Obligatorio de Salud a cada uno de sus afiliados. Esta suma es determinada por el Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud, para períodos anuales, por grupos etáreos, géneros y zonas geográficas, su reconocimiento se hará por períodos mensuales, es decir un doceavo por mes.

Las unidades de pago por capitación -UPC- de los cotizantes se reconocerá por cada uno de ellos, siempre que las cotizaciones correspondientes se incluyan igualmente en la compensación; así, el Fondo de Solidaridad y Garantía no reconocerá la Unidad de Pago por Capitación para aquellos cotizantes cuando en la misma declaración de giro y compensación no se incluyan las cotizaciones correspondientes. Para los demás beneficiarios del grupo familiar, es decir, no cotizantes, la UPC se reconocerá a partir del momento en que cada uno de ellos se considere inscrito, e igualmente se reconocerá siempre que al menos la cotización de uno de los cotizantes del grupo familiar se incluya en la compensación (Circular Externa 04 de 1995).

Para los cotizantes que ingresan al sistema y que no coticen un período mensual completo, la UPC que les corresponde se determinará en forma proporcional al tiempo cotizado en el mes. Para los beneficiarios la proporcionalidad aplica desde el día en que quedaron inscritos.

Cuando existan traslados, la nueva EPS deberá cobrar la UPC a partir del momento en que el traslado sea efectivo por el período mensual completo, es decir, en la compensación que realice en ese mes, incluirá las cotizaciones que recaude a partir del inicio del mes y los usuarios que ingresaron a esa EPS por efecto de los traslados realizados (Circular Externa 04 de 1995).

2.         PROCEDIMIENTO DE COMPENSACION

Las EPS no podrán disponer a ningún título, de los recursos de las cotizaciones hasta tanto se verifique la compensación, razón por la cual deberán disponer de cuentas corrientes destinadas exclusivamente al recaudo de dichos valores, y sólo podrán ser trasladados a otras cuentas de libre disposición, cuando se efectúe la compensación en la cual se incluya la distribución de tales recursos.

No procederá la compensación de valores entre las  diferentes subcuentas del Fondo, por lo tanto, se pagará  o cobrará la diferencia  por cada una de ellas independientemente.

De acuerdo con  lo establecido en el Decreto 1896 de 1994, los recursos de las cotización se distribuirán en la forma que se describe a continuación.

2.1.      SUBCUENTA DE SOLIDARIDAD DEL REGIMEN DE SUBSIDIOS EN SALUD

De acuerdo con lo dispuesto por el Artículo 204 de la Ley 100 de 1993, del monto total de las cotizaciones recaudadas, un punto se descontará para contribuir a la financiación del Régimen Subsidiado, como contribución de solidaridad.  En consecuencia, a los salarios base se les aplicará el uno por ciento (1%), lo cual equivale a un doceavo de la cotización bruta, entendida esta como la sumatoria de las cotizaciones pagadas mas las licencias e incapacidades descontadas en las liquidaciones de  aportes.  El valor resultante debe ser girado a la subcuenta en mención, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a las fechas límite establecidas para el recaudo de las cotizaciones, según el Decreto 228 de 1995.

2.2.      SUBCUENTA DE PROMOCION DE  LA SALUD

De acuerdo con lo dispuesto por el Artículo 222 de la Ley 100 de 1993 y el Acuerdo 11 del Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud, se destinará a la Subcuenta de Promoción de la Salud, un cero punto cinco por ciento (0.5 %), de los salarios base de cotización, lo cual equivale a un veinticuatroavo de la cotización bruta. Este valor, en el evento que la EPS no tenga un PLAN DE PROMOCION que conste en un contrato o convenio con el Fondo de Solidaridad y garantía, aprobado por el Ministerio de Salud, debe ser consignado en la respectiva subcuenta dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha límite mensual establecidos para el recaudo de la cotización, según el Decreto 228 de 1995.

Cuando la EPS tenga el Plan mencionado en el párrafo anterior, con la respectiva aprobación, deberá descontar estos recursos en la compensación y constituir un fondo, que será abonado con los costos que se originen en el cumplimiento de tales planes y será liquidado por  trimestres calendario cuando presente la rendición de cuentas, de acuerdo con lo establecido en el Artículo 15 del Decreto 1896 de 1994, utilizando los formularios e instrucciones señalados para el efecto por el Ministerio de Salud. Si en la liquidación del fondo resultaren sobrantes, éstos recursos deberán ser consignados conforme se indicó en el párrafo anterior; si por el contrario los recursos fueron insuficientes la diferencia deberá ser cargada a los resultados del período de forma que el fondo se liquide trimestralmente

2.3.      SUBCUENTA DE COMPENSACION INTERNA DEL REGIMEN CONTRIBUTIVO

De las cotizaciones recaudadas en forma completa y oportuna por las EPS y partiendo de la cotización bruta, suma que debe ser el doce por ciento (12%) de los salarios base reportados, se deducirá el valor de los siguientes conceptos:

2.3.1.    El aporte a la subcuenta de solidaridad del Régimen de Subsidios en Salud, del Fondo de Solidaridad y Garantía, según lo descrito en el Numeral 2.1. de la presente Circular.

2.3.2.    El Valor destinado como aporte para realizar las actividades de promoción y prevención de la salud, que debe ser manejado de acuerdo con lo mencionado en el Numeral 2.2. de esta Circular.

2.3.3.    El cero punto tres por ciento (0.3%) del valor de los salarios base de cotización, equivalente a un cuarentavo de la cotización bruta.

Esta suma constituye el aporte del sistema para el reconocimiento y el pago de las incapacidades por enfermedad general, que la EPS deberá descontar mensualmente en la compensación para constituir o incrementar un fondo por cada año calendario, que será abonado con las incapacidades efectivamente pagadas; si los aportes del sistema durante cada ejercicio contable fueren suficientes y se presentaren sobrantes, el remanente del año inmediatamente anterior, deberá ser descontado de las licencias de maternidad pagadas antes de efectuar el descuento a que se refiere el numeral 2.3.4 a partir de la compensación del mes de enero de cada año y hasta su agotamiento, lo cual no impide que en dichas compensaciones se efectúe el descuento debido para el pago de las incapacidades de este nuevo año; si por el contrario los aportes no fueron suficientes la diferencia deberá ser cargada a los resultados del período, mediante provisión trimestral para el pago de incapacidades, garantizando en  todo caso que el fondo se liquide anualmente.

2.3.4.    El valor efectivamente pagado en el período mensual a que se refiere la compensación, por concepto de licencias de maternidad, descontando, las licencias cubiertas conforme se indico en el numeral 2.3.3.

2.3.5.    Una doceava parte de las UPC anuales que le corresponden a las EPS, como pago para garantizar la prestación del POS por todos y cada uno de los afiliados, de conformidad con lo dispuesto por el Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud. El valor de las UPC se determina teniendo en cuenta los parámetros definidos en el numeral 1.7. de esta circular.

3.         DECLARACIONES DE GIRO Y COMPENSACION

3.1.      DECLARACION INICIAL

Corresponde a la declaración mensual de giro y compensación que las EPS deben presentar el día hábil siguiente a la última fecha límite establecida para el pago de las cotizaciones efectivamente recaudadas.

Si el resultado obtenido de acuerdo con el numeral 2.3. es positivo, dicho valor se girará por la EPS a la Subcuenta de Compensación del Fondo de manera simultánea con la presentación de la Declaración. En el caso contrario, es decir cuando el resultado es negativo, las EPS presentarán junto con la declaración, la cuenta de cobro al Fondo de Solidaridad y Garantía, para que éste  con cargo a la subcuenta de compensación pague el valor correspondiente a la EPS, el día hábil siguiente a la presentación de tal declaración de giro y compensación.

3.2.      DECLARACION DE CORRECCION

Habrá lugar a la presentación de declaración de corrección por error u omisión en el diligenciamiento de la declaración inicial.

Las correcciones se harán, de acuerdo con lo dispuesto en el Artículo 12 del  Decreto 1896 de 1994, dentro de los quince días calendario siguientes a la fecha de presentación de la declaración inicial. La corrección se hará presentando un nuevo formulario con la información corregida, adjuntando los documentos que acrediten el pago, tales como las consignaciones correspondientes o notas bancarias, por la diferencia para cada subcuenta del Fondo. Si la diferencia es a favor  de  la EPS, enviará adjunto a la declaración de corrección el detalle de los valores a descontar por cada subcuenta en la declaración del mes siguiente. Por toda corrección que se efectúe se enviará un oficio al Administrador del Fondo de Solidaridad y Garantía y a la Superintendencia Nacional de Salud - Dirección General para Entidades Promotoras de Salud y Entidades de Prepago, explicando los motivos para efectuar la corrección y describiendo los mecanismos que ha adoptado la Entidad para evitar que ocurran nuevamente.  

3.3       DECLARACION DE ADICION

Habrá lugar a la presentación de declaración de adición por cada período mensual, el primer día  hábil de cada mes para incluir aquellas cotizaciones recibidas por fuera de las fechas límite establecidas en el Decreto  228 de 1995, las recibidas por efecto de las correcciones en las liquidaciones de aportes y aquellas efectivamente recaudadas con posterioridad a la presentación de la declaración inicial. Las UPC de estos períodos, se cobrarán cuando se compensen las cotizaciones correspondientes siguiendo el mismo mecanismo de la Declaración Inicial.

4.   INFORMACION A REPORTAR A LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

Las EPS enviarán a la Superintendencia Nacional de  Salud - Dirección General para el Area Financiera del Sector Salud, la primera copia del formulario de declaración de Giro y Compensación en el cual conste su presentación efectiva al Fondo, adjuntando los documentos que acrediten el pago, tales como las consignaciones correspondientes o notas bancarias o cuentas de cobro, según el caso, a mas tardar el día 15 del mes en que se presentaron las declaraciones iniciales o del mes siguiente para las demás declaraciones.

Cuando el envío corresponda a las declaraciones de adición igualmente se deberá incluir con Destino a la Dirección General de Inspección y Vigilancia de esta Superintendencia, una relación de aquellos empleadores o cotizantes independientes que incurrieron en mora para el pago de la cotización, indicando: nombre, dirección, teléfono, número trabajadores y de afiliados beneficiarios que le corresponden, es decir aquellos para los cuales no se pagó oportunamente la cotización. La Superintendencia Nacional de Salud, hará las investigaciones correspondientes e impondrá  las sanciones a que haya lugar, de acuerdo con  lo establecido en el literal a) numeral 24 del Artículo 5 del Decreto 1259 de 1994.

Igualmente y con el mismo destino se deberá remitir mensualmente la información antes indicada de los patronos o cotizantes independientes que no hallan cumplido su obligación de pago y se encuentren vencidos más de 30 días corrientes

5.         COMPENSACIONES  EFECTUADAS

Las EPS deberán presentar nuevamente las declaraciones de giro y compensación con base en las instrucciones de la presente Circular a más tardar el 22 de diciembre de 1995, para todos los meses en los que se generó compensación, hasta la correspondiente al mes de Junio de 1995; para los demás meses hasta Octubre de 1995 se presentaran a más tardar el 29 de diciembre de 1995.  En la misma fecha deberán efectuar las consignaciones o la presentación al Fondo de Solidaridad y Garantía de las cuentas de cobro, resultantes para cada subcuenta, tomando para tal efecto, las diferencias que se presenten con las declaraciones ya presentadas.

6.         VIGENCIA

La presente Circular rige a partir de la fecha de su publicación.

EDGAR ALFONSO GONZALEZ SALAS

Superintendente Nacional de Salud